Réunions d’équipe à planifier, présentation à votre supérieur hiérarchique à préparer, et une boîte pleine à craquer : c’est lundi matin, et vous avez déjà l’impression d’être débordé.
C’est un fait : le poste de manager n’est pas toujours de tout repos, et il vous faut apprendre à bien organiser votre temps pour remplir efficacement toutes vos missions !
Pas de panique : vous êtes au bon endroit pour apprendre à mieux gérer votre temps, en suivant les 10 règles d’or suivantes.
1/ Vous fixer des objectifs personnels
En tant que manager, vous êtes habitué à fixer des objectifs à vos collaborateurs, en suivant les objectifs stratégiques de votre entreprise. Mais vous fixez-vous des objectifs à vous-même ?
Prenez le temps de le faire, chaque semaine et/ou chaque mois, en veillant à ce que ces objectifs soient à la fois motivants et atteignables. Pour ce faire, appliquez la méthode SMART, qui consiste à rendre chacun de vos objectifs…
- Spécifiques
- Mesurables
- Acceptables
- Réalistes
- Temporellement définis
Vous pouvez ensuite découper ces objectifs mensuels ou hebdomadaires en une to-do list de tâches à effectuer chaque jour. A faire la veille pour le lendemain, pour vous assurer de pouvoir vous mettre au travail dès votre arrivée à votre poste !
2/ Appliquer la méthode Getting Things Done
Cette méthode, dont le nom signifie littéralement “faire les choses”, vous donne un véritable plan d’action pour réussir à gérer votre temps efficacement.
La méthode Getting Things Done s’articule autour de 5 clés, à faire chaque fois que vous vous posez des objectifs :
- Collecter : répertoriez l’ensemble des missions que vous devez accomplir
- Traiter : analysez s’il est nécessaire ou non de réaliser ces tâches dans le laps de temps qui vous est imparti
- Organiser : priorisez les actions retenues selon leur degré d’importance et d’urgence
- Réviser : suivez l’état d’avancement des tâches que vous devez faire
- Agir : mettez-vous en action sur les tâches que vous avez retenues précédemment
Grâce à cette méthode, vous arriverez à avoir une vision plus claire des actions à faire rapidement, et de celles qui peuvent être reportées à plus tard lorsque votre charge de travail est trop importante.
3/ Apprendre à prioriser avec la matrice d’Eisenhower
Dans la méthode Getting Things Done, l’étape la plus difficile est souvent celle qui consiste à prioriser les différentes missions à réaliser. Comment savoir quelle tâche doit être faite immédiatement, et laquelle peut être reportée à plus tard ?
Pour vous éclairer sur le sujet, utilisez la matrice d’Eisenhower. Celle-ci vous permet de classifier les tâches à faire en fonction de leur degré d’importance et d’urgence.
Vous vous retrouvez avec une typologie de tâches se répartissant en 4 catégories :
- Les tâches importantes et urgentes, sur lesquelles vous devez vous mettre en priorité
- Les tâches importantes mais non urgentes, que vous pouvez reporter à plus tard dans votre planning
- Les tâches non importantes mais urgentes, que vous pouvez traiter immédiatement ou bien déléguer à un collaborateur
- Les tâches non importantes et non urgentes, que vous pouvez totalement mettre de côté, voire abandonner
A chaque fois que vous sentez votre charge de travail exploser, prenez le temps de répertorier les différentes tâches de votre to-do list entre ces 4 catégories.
4/ Anticiper votre charge de travail
En tant que manager, il arrive bien souvent que des problématiques vous tombent dessus de manière impromptue. Dans ces moments-ci, vous devez mettre en pause ce que vous comptiez faire, pour vous atteler à l’urgence qui se présente à vous.
Comment éviter de désorganiser totalement votre travail face à ce type de souci ? En anticipant au maximum ce qui peut l’être !
Chaque fin de semaine, essayez d’estimer de la manière la plus précise possible ce qui devra être réalisé la semaine suivante. Et n’hésitez pas à laisser un peu de “mou” dans votre planning, pour ces fameuses urgences impromptues.
5/ Réserver des plages horaires aux tâches récurrentes
La technique du “time blocking” consiste à immobiliser, dans votre planning hebdomadaire, des plages horaires que vous dédiez totalement aux tâches récurrentes à effectuer.
Traitement de vos emails, préparation de votre réunion d’équipe hebdomadaire, mise à jour du planning de vos collaborateurs… Voilà autant de missions que vous devez effectuer à intervalles réguliers, et qui méritent d’avoir une plage horaire dédiée dans votre emploi du temps. Sauf urgence suprême, gardez ces plages horaires toujours fixes : vous gagnerez en sérénité, et saurez que ces missions récurrentes seront toujours réalisées en temps et en heure !
6/ Déléguer, en responsabilisant vos collaborateurs
L’une des plus grandes difficultés, en tant que manager, est bien souvent de réussir à déléguer une partie de ses missions à ses collaborateurs. Seulement, c’est là l’une des composantes essentielles pour bien gérer votre temps !
C’est un fait : vous ne pouvez pas tout faire tout le temps. Prenez le temps de vous demander quel collaborateur, dans votre équipe, dispose des compétences qui vous permettrait de lui déléguer un certain type de mission, lorsque vous ne disposez pas d’assez de temps.
Par la suite, la clé est de réussir à déléguer ces tâches en responsabilisant assez vos collaborateurs pour qu’ils soient autonomes dans leur réalisation. Pour ce faire, veillez à bien expliciter ce que vous attendez d’eux. Prenez également soin de leur faire un feedback, même rapide, une fois qu’ils ont réalisé la tâche : ils gagneront ainsi en performance la prochaine fois que vous leur demanderez de l’aide !
7/ Augmenter votre capacité de concentration
Être bien organisé est une chose. Mais une bonne gestion du temps ne peut se faire sans avoir le bon état d’esprit, et notamment, une capacité de concentration optimale.
Pour ce faire, prenez conscience que votre cerveau a besoin de moments de pause, salvateurs pour votre concentration et votre motivation. Appliquez la méthode Pomodoro, qui consiste à rester concentré sur une tâche pendant 25 minutes, avant de faire une pause, puis de reprendre le travail.
Un coup de stress vous assaille, en voyant que vous manquez de temps ? Prenez quelques minutes pour mettre en place un rituel, comme quelques exercices de respiration pour vous détendre, ou bien un exercice de méditation pleine conscience. Ces quelques minutes vous aideront à être plus productif par la suite, même si vous avez l’impression de perdre du temps sur le moment même !
8/ Utiliser des outils pour vous organiser
Pour bien organiser votre temps, vous aurez besoin d’outils. L’idée n’est pas de les démultiplier (ce qui serait contre-productif, tant vous aurez besoin de les mettre à jour régulièrement), mais bien de les choisir en fonction de vos besoins réels.
Optez par exemple pour…
- Un simple calendrier, où vous notez les différentes tâches à accomplir chaque jour, sur des tranches horaires dédiées
- Un outil de gestion de projet, qui peut être particulièrement intéressant pour regrouper vos tâches et celles de votre équipe, et ainsi simplifier le fait de leur déléguer certaines missions
- Un outil de suivi des temps, comme Toggl, qui permet de suivre combien de temps vous avez passé sur une tâche (et donc, de mieux vous organiser par la suite)
9/ Savoir dire “non” quand cela est nécessaire
Votre rôle de manager est d’accueillir, au quotidien, un grand nombre de requêtes provenant des différentes parties prenantes de votre entreprise. Collaborateurs de votre équipe, d’autres pôles, ou supérieurs hiérarchiques viennent souvent à vous pour vous demander d’effectuer une mission supplémentaire.
C’est là qu’il est important de savoir dire “non” lorsque certaines de ces missions ne sont ni urgentes, ni importantes. Pour argumenter votre “non”, vous pouvez d’ailleurs vous baser sur la matrice d’Eisenhower que vous avez découverte plus haut. Déculpabilisez-vous : dire “non”, ce n’est pas reculer devant l’adversité, mais bien plutôt vous assurer d’être au maximum de votre productivité, là où vous apportez le plus de valeur ajoutée !
10/ Demander du feedback à votre équipe
Dernière règle, qui n’est pas forcément la plus évidente : demander régulièrement à votre équipe s’ils ont des remarques sur la manière dont vous organisez votre temps et celui de vos collaborateurs.
Vous seriez surpris de voir combien d’entre eux ont des insights intéressants pour vous aider à mieux gérer votre temps. Y a-t-il des réunions inutiles dans votre planning d’équipe ? Des process à mettre en place pour gagner en efficacité ? Restez à l’écoute de leurs recommandations !
Et pour organiser votre temps au mieux en tant que manager, rien de tel que de vous former aux méthodes de management qui vous aident à mieux gérer votre équipe au quotidien.
Et si vous preniez le temps de suivre une formation au management chez Booster Academy ? Celles-ci sont conçues sur le principe de l’entraînement sportif, et vous permettent de mettre en application les théories étudiées dans des cas concrets, pour revenir à votre poste de travail plus efficace que jamais !
