En tant qu’expert de la vente, vous devez être précis sur le vocabulaire. Vous avez rencontré votre interlocuteur avant la consultation en appel d’offre ? Bravo ! Une partie importante de la vente est déjà effectuée. Reste maintenant à transformer l’essai en rédigeant une proposition écrite. Les études montrent que ce que l’on expose oralement n’est retenu que pour une partie infime par nos interlocuteurs. Si vous y ajoutez un support écrit et visuel bien préparé, vous pouvez espérer tripler leur faculté de mémorisation.
Mais quand votre client vous demande un devis, qu’attend-il précisément ? Et s’il le signe, ça l’engage à quoi ? Quelles sont les différences entre un devis, une offre commerciale et une réponse à appel d’offre ?
Le point sur ces 3 documents majeurs qui peuvent vous permettre de conclure une vente.
1. Différence entre devis et offre commerciale
Dans un processus de vente réussi, tout commence avec une prise de rendez-vous avec un prospect. Dès lors que l’entretien commercial démarre, vous enclenchez le plan de découverte. Ce dernier consiste en un questionnement clair et précis qui vous permet d’identifier les problématiques de votre prospect, établir un diagnostic, et proposer la bonne offre commerciale.
Attention cependant à ne pas relever la garde sur cette étape finale mais non moins cruciale de rédaction de l’offre commerciale. Il y a souvent une confusion entre devis et offre commerciale. D’ailleurs, l’offre commerciale, la proposition commerciale, ou encore la propale, sont des synonymes.
Qu’est-ce qu’une offre commerciale ?
Une offre commerciale, le plus souvent au format Word ou PowerPoint, est un document soigneusement rédigé que vous présentez à votre prospect suite à un ou une série d’entretiens de prospection.
Dans ce document, vous apportez les solutions aux problèmes rencontrés par vos cibles.
Le contenu de ce document doit être parfaitement soigné et avoir un maximum de valeur ajoutée si vous voulez que sa lecture débouche vers la signature d’un contrat de prestation ou encore sur un acte d’achat.
Notez qu’une bonne proposition commerciale est une des étapes de vente primordiale et doit faire partie intégrante de votre stratégie commerciale.
Vous devez alors faire preuve de rigueur et personnaliser votre offre commerciale de manière à ce qu’elle soit une confirmation de vos échanges avec le prospect. Vous n’avez pas à y ajouter d’arguments nouveaux, mais démontrer tout simplement la véracité de ce dont vous avez communiqué lors de vos entretiens commerciaux.
Votre offre commerciale doit répondre aux attentes du prospect qui pourra ainsi facilement la comparer avec la concurrence. De plus, l’offre commerciale est souvent partagée avec d’autres décisionnaires qui n’ont pas forcément assisté aux entretiens. Il est donc primordial de reprendre toutes les étapes et respecter un plan méthodique. Voici comment structurer votre proposition commerciale :
- Résumez la problématique du prospect
- Diagnostiquez ses besoins et avancez vos propositions de solutions
- Donnez votre argumentaire de vente détaillé
- Précisez vos engagements
- Donnez vos tarifs
- Ajoutez une description de votre entreprise, ses activités, sa réputation (savoir-faire, cas clients…)
En résumé : une offre commerciale est un document écrit comportant votre analyse de la problématique de votre prospect, votre solution technique, auxquelles s’ajoute la partie tarifaire et contractuelle.
Qu’est-ce qu’un devis ?
Certaines entreprises du BtoB ont tendance à rédiger un devis en guise de proposition commerciale. Pourtant, les 2 termes ne se rapportent pas du tout au même document.
Un devis est un document très court, d’une à trois pages, indiquant en quelques lignes le produit et/ou les services proposés.
Il suffit souvent de le signer pour acter une commande (une procédure non applicable pour les marchés publics). Les artisans notamment (plombiers, maçons…) fonctionnent toujours avec un devis. Mais ce dernier détaille rarement les raisons de vous choisir.
Or une bonne proposition commerciale répond à la question : » Pourquoi travailler avec nous ? « .
On comprend mieux dès lors que le passage de l’un à l’autre puisse signifier passer d’un devis de 2 pages à une proposition de 15 pages ! Il vous faudra entre autres évoquer vos points distinctifs par rapport à la concurrence.
Le devis est focalisé uniquement sur les prix et se présente sous la forme d’un résumé comptable. Un devis peut se compléter avec une petite explication avec un mail ou autres sans rentrer dans le détail.
Le devis ne convient ainsi que lorsque votre client est déjà convaincu de votre offre ou lorsque vous n’avez aucun concurrent et que vos cibles sont obligées d’acheter chez vous. Ces deux situations sont rares, raison pour laquelle vous devez toujours privilégier une proposition à un simple devis.
2. Qu’est-ce qu’un appel d’offre
Un appel d’offres est une procédure par laquelle un acheteur potentiel demande à différents offreurs de faire une proposition commerciale chiffrée en réponse à la formulation détaillée (cahier des charges) de son besoin de produit, service ou prestation.
Un même cahier des charges est donc envoyé à plusieurs prestataires qui ont pour consigne de respecter un plan structuré identique pour formuler une réponse écrite et argumentée. Par conséquent, dans un appel d’offres, vous ne pouvez pas vous contenter de rédiger un devis. Votre réponse à appel d’offre s’apparente davantage à une offre commerciale, à quelques détails près. Car finalement, un appel d’offre, c’est aussi une demande de proposition.
Les spécificités des marchés publics
L’accès aux marchés publics est une réelle opportunité de développement pour les PME. En plus de renforcer votre notoriété, cela appuie votre expertise et votre légitimité.
L’appel d’offres est une obligation légale pour les marchés publics. Ils sont régis par des règles et procédures définies par l’Union Européenne et les gouvernements. Ainsi, tant la formulation que la réponse à appel d’offre est strictement encadrée.
Concernant les procédures prévues par le code de la commande publique, elles constituent des étapes relativement contraignantes et figées.
Rédiger une réponse à un marché public en vue de le remporter ne s’improvise pas. Il est nécessaire de savoir constituer ce que les entreprises appellent parfois le « dossier de réponse à l’appel d’offre » dont le règlement de consultation liste les documents à transmettre.
En effet, la réponse aux appels d’offres publics nécessite de connaître et respecter certaines étapes génériques dont les principales sont :
- La rédaction d’un dossier de candidature type (surtout la première fois),
- La recherche des publicités de marchés (AAPC),
- Le retrait des dossiers de consultation des entreprises,
- La sélection des marchés que l’entreprise peut remporter et auxquels elle envisage de répondre (une étape fondamentale),
- La rédaction de son dossier de réponse au marché (candidature et offre),
- La transmission dématérialisée du dossier.
Dans les marchés publics, les appels d’offres sont souvent séparés en lots. Un organisme ne choisira jamais un même prestataire pour l’ensemble d’un marché séparé en lots. Choisissez donc les lots pour lesquels vous avez le plus de chances de remporter le marché.
La réponse à appel d’offre
En entreprise, un appel d’offres est un terme générique qui signifie mettre en concurrence. Ces appels d’offre sont donc beaucoup plus flexibles. Alors que l’ appel d’offres public est déposé sur une plateforme de dématérialisation, l’acheteur privé envoie le cahier des charges aux entreprises qu’il a préalablement sélectionnées. Pour les appels d’offres du secteur privé, il arrive que les candidats aient la possibilité de défendre leur proposition à l’oral, alors que cela ne se fait pas dans le cadre d’appels d’offres publics.
Pour présenter votre candidature, vous devez :
- Respecter une date butoir,
- Constituer un dossier avec tous les éléments demandés dont la candidature de l’entreprise et la réponse à appel d’offre qui constitue l’offre commerciale,
- Préparer une présentation commerciale (mise en forme, design), éventuellement orale.
La candidature de l’entreprise permet de présenter l’entreprise et de répondre aux questions suivantes :
- Quelles sont ses activités ?
- Quels sont ses points forts, ses domaines d’expertises ?
- Qui compose l’équipe ?
- Quelles prestations est-elle habilitée à réaliser ?
- En quoi possède-t-elle les compétences nécessaires pour répondre efficacement à cet appel d’offre ?
- Quelles sont ses références ?
Dans le cas d’un appel d’offre privé, votre proposition peut être soumise à négociation une fois envoyée. A l’inverse, dans le cas d’un marché public, le prix n’est pas discuté mais veillez à ne pas surévaluer votre offre. Avant d’envoyer votre réponse à un appel d’offre, vérifiez que :
- Votre dossier répond efficacement et précisément à la demande initiale
- Vous avez fourni tous les documents requis, et ceux-ci sont signés
- Vous avez mis en avant vos compétences de manière à vous distinguer des autres candidats
